Un avocat en droit des sociétés spécialisé en RGPD vous aide à mettre en conformité vos activités, sécuriser vos données personnelles et instaurer une protection des données crédible aux yeux de vos clients et partenaires. La mise en conformité RGPD se fait par étapes simples et documentées, de l’audit au suivi, afin d’assurer une conformité durable et mesurable.
Le Règlement général sur la protection des données fixe les règles européennes applicables à tous les traitements de données réalisés par une entreprise établie dans l’UE ou visant des résidents de l’UE. Le RGPD s’applique dès lors que vous traitez des données à caractère personnel de clients, prospects, salariés ou partenaires, sous forme automatisée ou dans un fichier (source : Entreprendre).
Par données personnelles, le RGPD désigne toute information se rapportant à une personne concernée identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, par exemple un nom, un e-mail, une adresse IP, un identifiant en ligne, des données collectées de géolocalisation. Cette définition figure à l’article 4 et est reprise par la CNIL. Elle structure l’ensemble des exigences du RGPD et des droits des personnes (source : GDPR).
La conformité RGPD repose sur des principes clairs : minimisation, transparence, exactitude, limitation des finalités, sécurité et responsabilité du responsable de traitement. Correctement mise en place, la conformité peut devenir un avantage concurrentiel en renforçant la confiance de vos clients et la qualité de vos pratiques en matière de protection.
La première étape consiste à mettre en conformité de manière structurée. Un audit recense les traitements et identifie les écarts de conformité. Vous élaborez ensuite un registre des traitements conforme à l’article 30 du RGPD, véritable carte des traitements de données personnelles qui démontre la conformité de votre entreprise. Une mise à jour du registre régulière s’impose pour assurer la conformité dans le temps.
Viennent ensuite les mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques : contrôle d’accès, chiffrement, journalisation, sauvegardes, gestion des habilitations, sécurité des données, procédures d’escalade. Votre politique de confidentialité doit expliquer, en langage clair, les finalités, les bases légales et les droits des personnes concernées (source : CNIL).
Enfin, vous formalisez les bases légales, par exemple le recueil du consentement des personnes lorsqu’il est requis, et organisez la gestion des données personnelles avec des durées de conservation maîtrisées.
Cartographier les catégories de personnes concernées, clients B2B et B2C, salariés, candidats et les traitements de données associés permet d’arbitrer entre intérêt légitime, contrat, obligation légale ou consentement. Vous documentez aussi les relations avec chaque traitant des données et encadrez les transferts de données nécessaires à votre activité, y compris les transferts de données à caractère personnel hors UE.
Depuis le 10 juillet 2023, une décision d’adéquation permet les transferts vers les organismes américains certifiés dans le cadre du Data Privacy Framework. Pour les autres destinations, vous utilisez les clauses contractuelles types modernisées par la Commission européenne et vous évaluez l’impact des transferts.
La gouvernance s’appuie sur un délégué à la protection des données, ou Data Protection Officer, lorsque la loi l’impose ou lorsque l’entreprise choisit d’en désigner un pour structurer sa compliance RGPD. La désignation est obligatoire notamment pour certaines entités publiques ou lorsque les activités de base impliquent un suivi régulier et systématique à grande échelle, ou un traitement des données à caractère personnel sensible à grande échelle.
Votre audit initial se double d’un plan d’action, d’indicateurs, d’une mise à jour périodique des procédures et d’un contrôle des sous-traitants. L’objectif est de rester en conformité avec les recommandations de la CNIL et de s’assurer de leur conformité contractuelle. Cette gouvernance fait partie du droit du numérique et de la protection des données au sens large.
Enfin, vous préparez le scénario de crise: notification à la CNIL et notification des violations de données si un incident survient. Le RGPD impose une alerte à l’autorité de contrôle dans les 72 heures lorsque le risque l’exige, puis, le cas échéant, l’information des personnes.
Faire appel à un avocat spécialisé dans la conformité et le droit des nouvelles technologies sécurise les moments stratégiques de la vie sociétaire: levée de fonds, entrée d’un nouvel actionnaire, fusion, cession d’actifs, lancement d’un produit data-driven. Un avocat RGPD structure vos contrats de sous-traitance, vos transferts de données, vos analyses d’impact, vos mentions d’information et votre registre des traitements, et pilote la mise en conformité au RGPD des filiales.
Au sein d’un cabinet d’avocats, les avocats vous accompagnent pour cadrer le traitement de données à caractère personnel, les relations entre responsable de traitement et sous-traitants, et les contrôles CNIL. C’est un investissement qui réduit le risque juridique et accélère vos décisions opérationnelles.
En cas de violation de données ou de violations de données personnelles répétées, les autorités peuvent prononcer des sanctions significatives. Le plafond peut atteindre 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial de l’entreprise, le montant le plus élevé étant retenu. La CNIL et la Commission européenne rappellent ce barème, récemment précisé par la Cour de justice pour tenir compte du chiffre d’affaires de l’entreprise au sens économique.
Inversement, une conformité avec le RGPD bien menée renforce la confidentialité, la qualité de service et la capacité de prouver, à tout moment, que vous respectez les obligations du RGPD. Vous gagnez en efficacité interne, vous augmentez la valeur perçue et vous protégez les droits et libertés des personnes dont vous traitez les données personnelles. Bref, la protection des données devient un atout business.
Vous l’avez compris, un avocat spécialisé est la clé de la mise en conformité de votre entreprise et d’une résolution efficace de votre dossier.
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